Ramavtal och upphandling – så köper offentlig sektor utemiljö

Ramavtal och upphandling uppfattas ofta som ett hinder när en kommun, skola eller ett kommunalt bolag snabbt behöver papperskorgar, cykelställ eller en ny lekmiljö: "vi har inget avtal för det här — då kan vi inte köpa." Så är det inte. Lagen om offentlig upphandling (LOU) innehåller väl definierade vägar för inköp både med och utan ramavtal, och för många utemiljöprojekt är den enklaste vägen — direktupphandling — fullt tillräcklig. Den här guiden förklarar reglerna, beloppsgränserna som gäller 2026 och hur ett korrekt inköp går till i praktiken. (Observera: guiden är en allmän vägledning, inte juridisk rådgivning — er upphandlingsfunktion och Upphandlingsmyndighetens vägledning gäller alltid.)

Just utemiljöinköp passar ofta reglerna väl. Typiska projekt — möblering av ett torg eller en gård, cykelparkering till ett bostadsområde, komplettering av en lekplats, pollare och farthinder till en skola — landar i många fall under direktupphandlingsgränsen, och kan då genomföras snabbt och formellt korrekt med en enkel offertförfrågan. Större projekt, som en helt ny lekmiljö med omfattande markarbeten, kan däremot kräva annonserad upphandling och därmed längre framförhållning. Att tidigt veta vilken väg som gäller är halva planeringen.

Vilka regler styr offentliga inköp av utemiljö?

Upphandlande myndigheter och enheter — kommuner, regioner, statliga myndigheter och de flesta kommunala bolag — följer LOU (2016:1145). Lagen vilar på de grundläggande principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

Vilket förfarande som krävs styrs av inköpets värde:

• Under direktupphandlingsgränsen — direktupphandling: inköp utan krav på annonsering eller anbud i visst format.
• Över direktupphandlingsgränsen men under EU:s tröskelvärde — annonspliktig nationell upphandling (i regel förenklat förfarande).
• Över tröskelvärdet — direktivstyrd upphandling enligt EU:s regler, till exempel öppet förfarande.

För annonspliktiga upphandlingar sker annonseringen i en registrerad annonsdatabas, med anbudstider och formkrav som gör att processen tar månader snarare än veckor. Det är därför värdet ska uppskattas tidigt och ärligt: det avgör både vilket förfarande som krävs och hur lång framförhållning projektet behöver.

Privata fastighetsbolag, bostadsrättsföreningar och samfälligheter omfattas inte av LOU — de köper fritt.

Vad är direktupphandling — och när får den användas?

Direktupphandling är ett inköp utan krav på annonsering och utan formkrav på anbud. Den får användas när värdet av inköpet understiger 700 000 kronor exklusive moms (LOU). Gränsen är fastställd direkt i lagen och gäller oförändrad efter årsskiftet 2026 — den påverkas inte av att EU:s tröskelvärden räknades om den 1 januari 2026.

Tre saker måste ni ha koll på:

1. Värdet räknas ihop. Direktupphandlingar av samma slag som myndigheten gjort under räkenskapsåret räknas samman. Det är alltså inte varje enskild faktura som ska understiga gränsen, utan summan av årets köp av samma slag.
2. Uppdelning är förbjuden. Ett inköp får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen.
3. Dokumentationsplikt. Vid direktupphandlingar över 100 000 kronor ska myndigheten dokumentera hur upphandlingen genomförts. Många myndigheter har dessutom egna riktlinjer, till exempel att flera leverantörer ska tillfrågas vid högre belopp.

LOU kräver inte konkurrensutsättning vid direktupphandling — men att jämföra ett par leverantörer är god affärssed, ger bättre pris och gör dokumentationen enkel.

Ett exempel: en kommunal skola ska rusta skolgården med bänkbord, papperskorgar, cykelställ och ett par nya lekfunktioner. Om kommunens samlade köp av samma slag under året — inklusive andra förvaltningars — ryms under 700 000 kronor exklusive moms kan inköpet direktupphandlas: skolan begär in offerter, jämför, avtalar och dokumenterar. Gränsdragningen "samma slag" bedöms av varje myndighet utifrån Upphandlingsmyndighetens vägledning, och det är ytterligare ett skäl att stämma av med den egna upphandlingsfunktionen innan beställning.

Måste ni ha ramavtal för att köpa utemiljöprodukter?

Nej. Ett ramavtal är ett sätt att köpa — inte ett villkor för att få köpa. Så här hänger det ihop:

• Har er organisation ett eget ramavtal som täcker den aktuella produktkategorin ska det i regel användas; beställningen görs då som avrop enligt avtalets villkor.
• Saknas ramavtal för kategorin — vilket är vanligt för till exempel parkmöbler, lekplatsutrustning eller pollare — köper ni genom direktupphandling under 700 000 kronor, eller genom annonserad upphandling över gränsen.
• Inköpscentraler (nationella och regionala) upphandlar ramavtal som anslutna myndigheter kan avropa från, inom de kategorier och villkor respektive avtal anger.

Var alltid tydlig med er upphandlingsfunktion om vad som ska köpas — den avgör om ett befintligt avtal täcker behovet. Vi arbetar med offentliga beställare i hela landet och lämnar offerter och underlag anpassade för direktupphandling såväl som för annonserade upphandlingar.

Hur fungerar ett ramavtal och ett avrop?

Ett ramavtal fastställer villkoren — sortiment, priser, leveransvillkor — för framtida beställningar under avtalsperioden, normalt högst fyra år enligt LOU. Själva beställningen kallas avrop och tilldelas enligt avtalets fördelningsnyckel:

• Rangordning — leverantörerna tillfrågas i tur och ordning.
• Annan objektiv fördelningsnyckel — till exempel geografi eller produktområde.
• Förnyad konkurrensutsättning — leverantörerna på ramavtalet får lämna nya anbud för det specifika avropet.

För er som beställare betyder det: läs ramavtalets avropsregler innan ni beställer, så att köpet blir korrekt.

Hur gör ni en direktupphandling i praktiken — steg för steg?

1. Definiera behovet. Vad ska köpas, i vilken omfattning, med vilka krav på montering, leveranstid och garanti? En tydlig specifikation ger jämförbara offerter.
2. Räkna på totala värdet. Summera årets köp av samma slag — hamnar ni över 700 000 kronor exklusive moms krävs annonserad upphandling.
3. Kontrollera interna riktlinjer. Många myndigheter kräver till exempel tre tillfrågade leverantörer över en viss nivå.
4. Begär offerter. Jämför gärna ett par leverantörer även när det inte krävs — pris, kvalitet, leveransförmåga och referenser.
5. Avtala skriftligt. Pris, leverans, montering, garanti och ansvarsfördelning.
6. Dokumentera. Över 100 000 kronor är dokumentationen ett lagkrav — spara motivering, tillfrågade leverantörer och avtal.

Ett praktiskt tips för utemiljöprojekt: samla behovet till en genomtänkt beställning i stället för många spridda småköp. Det ger bättre priser, en leverans och enklare dokumentation — och eftersom vi levererar hela utemiljön, från papperskorgar och parkmöbler till lekplats och pollare, kan ett helt projekt ofta hanteras i en och samma direktupphandling under gränsen.

Ett bra offertunderlag från leverantören ska göra er dokumentation nästan färdig: specificerade produkter med mängder och mått, montering och markarbeten som egna poster, leveranstid, garantier och reservdelsförsörjning, samt uppgifter om kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledning. Vi arbetar certifierat enligt ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001, vilket svarar upp mot de lednings- och hållbarhetskrav som offentliga beställare allt oftare ställer även vid mindre inköp.

Även vid direktupphandling kan — och bör — ni ställa relevanta krav. Vanliga och rimliga krav vid utemiljöinköp är dokumenterad produktsäkerhet (till exempel SS-EN 1176/1177 för lekprodukter), livslängd och reservdelsförsörjning, miljöaspekter som återvunnet eller certifierat material, samt ordnade förhållanden hos leverantören. Kom också ihåg det praktiska efterspelet: leverantörer till offentlig sektor ska skicka e-faktura enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, och avtalet bör ange kontaktvägar för garanti- och reklamationsärenden. En leverantör som är van vid offentliga beställare löser detta rutinmässigt — fråga efter referenser från liknande uppdrag.

Undvik samtidigt de vanligaste misstagen på beställarsidan. Det första är att räkna värdet fel — att glömma att årets övriga köp av samma slag ska räknas med, eller att dela upp medvetet, vilket är otillåtet. Det andra är att kravställa på varumärke i stället för funktion: likabehandlingsprincipen innebär att krav ska formuleras leverantörsneutralt, och hänvisas det till ett visst fabrikat ska "eller likvärdigt" läggas till. Det tredje är att hoppa över dokumentationen för att köpet känns litet — gränsen går vid 100 000 kronor, och en enkel tjänsteanteckning tar minuter att skriva. Alla tre misstagen är lätta att undvika och gör inköpet både snabbare och tryggare vid en eventuell granskning.

Vilka beloppsgränser gäller 2026?

Aktuella gränser enligt LOU från 1 januari 2026 (alla belopp exklusive moms, källa Upphandlingsmyndigheten):

För de flesta utemiljöinköp — möblering av ett torg, cykelparkering till ett bostadsområde, upprustning av en lekplats — är det direktupphandlingsgränsen på 700 000 kronor som är relevant i praktiken.

Planerar er organisation ett utemiljöinköp? Vi tar fram specificerade offert- och upphandlingsunderlag som gör det enkelt att göra rätt. Begär offert eller ring 08-18 80 00.